Verein:StadtWiki-Tage 2025-Orga
Aus TUEpedia
Vorbereitungsphase
Projektleitung
- Gesamtkoordination und Überwachung des Planungsprozesses
- Erstellung eines Zeitplans und Budgets
- Regelmäßige Teambesprechungen organisieren
Veranstaltungsort und Logistik
- Auswahl und Buchung geeigneter Räumlichkeiten
- Rathaus ist gebucht
- Restaurants müssen gebucht werden (Fr: abends; Sa: mittags und abends)
- Organisation von technischer Ausstattung (Beamer, Mikrofone, WLAN)
- WLAN: im Rathaus fragen
- Ein Freifunk WLAN ist am Marktplatz im und vor dem Gemeindehaus Lamm
- Planung der Raumaufteilung und Beschilderung
Programm und Inhalte
- Entwicklung des inhaltlichen Konzepts
- Akquise und Betreuung von Referenten
- Erstellung des Veranstaltungsprogramms ==
Teilnehmermanagement
- Einrichtung eines Anmeldesystems
- Direktanmeldung bei Wikimedia Foundation ist parallel für Förderung der Übernachtung und Reisekosten notwendig)
- Datenschutz beachten
- Verwaltung der Teilnehmerliste
- aus Datenschutzgründen nicht in einer Cloud von Dirtten (zustimmunsgspflichtig) oder öffentlich einsehbar
- Vorbereitung von Namensschildern und Infomaterialien
Durchführungsphase
Empfang und Registrierung
- Einrichtung eines Empfangsbereichs
- Ausgabe von Teilnehmerunterlagen
- Beantwortung von Fragen der Teilnehmer
Technik und Support
- Betreuung der technischen Ausstattung
- Unterstützung bei Präsentationen
- Troubleshooting bei technischen Problemen
Catering und Verpflegung
- Organisation von Kaffeepausen und Mahlzeiten
- Betreuung des Catering-Personals
- Sicherstellung der Getränkeversorgung
Moderation und Zeitmanagement
- Begrüßung und Einführung der Teilnehmer
- Moderation von Diskussionsrunden
- Einhaltung des Zeitplans
Nachbereitungsphase
Dokumentation
- Erstellung eines Veranstaltungsberichts
- Sammlung und Aufbereitung von Präsentationen und Materialien
- Veröffentlichung der Ergebnisse im Wiki
- Fotos
- Teilnehmer fragen ob OK, ansonsten diese bitte nicht auf Fotos veröffentlichen
Evaluation
- Durchführung einer Teilnehmerbefragung
- Auswertung des Feedbacks
- Erstellung eines Abschlussberichts mit Verbesserungsvorschlägen
Finanzen und Abrechnung
- Abrechnung aller Kosten und Einnahmen
- Hotel wird, sofern Förderung bei Wikimedia von Gast beantragt ist, von Wikimedia direkt bezahlt
- Rechnungen für Auslagen nach Möglichkeit auf Rechnung die an Wikimedia geht ausstellen lassen (wird bei Getränken und Brezeln sicherlich keine machen, daher vorstrecken und Belege sammeln).
- Erstellung einer Finanzübersicht
- > Till
- Abwicklung offener Zahlungen
- > Till