Verein:StadtWiki-Tage 2025-Orga

Datum der StadtWiki-Tage in Tübingen: Fr. 9. bis Sa. 11. Mai 2025

Vorbereitungsphase

Projektleitung

• Gesamtkoordination und Überwachung des Planungsprozesses
• Logo erstellen (für Einladungen, Dokumentation, Namensschilder, etc.)
  • > Till
• Erstellung Ablaufsplan. Dann eines Zeitplans
• Erstellung Budgets in Absprache mit Förderung Wikimedia Foundation Deutschland
  • > Fabian, Till
  • lokale Sponsoren für Kosten von Essen, Brezeln oder sonstiges?
• Regelmäßige Teambesprechungen organisieren

Veranstaltungsort und Logistik

• Auswahl und Buchung geeigneter Räumlichkeiten
  • Rathaus ist gebucht
  • Restaurants müssen gebucht werden (Fr: abends; Sa: mittags und abends)
• Organisation von technischer Ausstattung (Beamer, Mikrofone, WLAN)
  • WLAN: im Rathaus fragen
  • Ein Freifunk WLAN ist am Marktplatz im und vor dem Gemeindehaus Lamm
• Planung der Raumaufteilung und Beschilderung

Programm und Inhalte

• Entwicklung des inhaltlichen Konzepts
• Akquise und Betreuung von Referenten
• Erstellung des Veranstaltungsprogramms ==

Teilnehmermanagement

• Einrichtung eines Anmeldesystems
  • Direktanmeldung bei Wikimedia Foundation ist parallel für Förderung der Übernachtung und Reisekosten notwendig)
  • Datenschutz beachten
• Verwaltung der Teilnehmerliste
  • aus Datenschutzgründen nicht in einer Cloud von Dirtten (zustimmunsgspflichtig) oder öffentlich einsehbar
• Vorbereitung von Namensschildern und Infomaterialien

Durchführungsphase

Empfang und Registrierung

• Einrichtung eines Empfangsbereichs
  • Da Hotelbuchung von geförderten Übernachtungen via Wikimedia laufen und andere selbst organisiert werden, ist der Empfang im oder vor dem Rathaus am Freitag und ggf. Samstagmorgen sinnvoll
  • Ausgabe Namensschilder
  • Ausgabe kl. Innenstadtkarte (OSM Ausschnitt) mit markierten Orten des Programms
• Ausgabe von Teilnehmerunterlagen
• Beantwortung von Fragen der Teilnehmer
  • Namensschilder in extra Farbe für Ansprechpartner

Technik und Support

• Betreuung der technischen Ausstattung
  • Was wird gebraucht?
  • Was ist im Ratssaal vorhanden?
• Unterstützung bei Präsentationen
  • Kontakt mit Rathaus über vorhandene Technik einholen und dokumentieren
• Troubleshooting bei technischen Problemen
  • Telefonnummer Hausmeister Rathaus besorgen

Catering und Verpflegung

• Frühstück wenn Übernachtungen ohne Frühstück sind (vgl. Angebote)
  • Gutscheine für ein Café (Padeffke, Lieb, Mahl)? Besorgen und verteilen.
• Organisation von Kaffeepausen und Mahlzeiten
  • Brezeln bestellen und abholen
  • Butter, zwei Messer und Servietten für Brezeln besorgen
  • Kaffee im Rathaus: organisieren, spülen? Im Rathaus nachfragen bei Frau ???
• Betreuung des Catering-Personals
  • Mahlzeiten in Lokalen geplant. Daher: Gibt es Cateringpersonal?
• Sicherstellung der Getränkeversorgung
  • Bedarf abschätzen anhand der Anmeldungen
  • Einkaufen kurz vorher um nicht zwischen Lagern zu müssen
  • Zufahrt zum Rathaus und Transport in Ratssaal absprechen

Moderation und Zeitmanagement

• Begrüßung und Einführung der Teilnehmer
• Moderation von Diskussionsrunden
• Einhaltung des Zeitplans

Nachbereitungsphase

Dokumentation

• Erstellung eines Veranstaltungsberichts
• Sammlung und Aufbereitung von Präsentationen und Materialien
• Veröffentlichung der Ergebnisse im Wiki
• Fotos
  • Teilnehmer fragen ob OK, ansonsten diese bitte nicht auf Fotos veröffentlichen

Evaluation

• Durchführung einer Teilnehmerbefragung
• Auswertung des Feedbacks
• Erstellung eines Abschlussberichts mit Verbesserungsvorschlägen
  • Gibt es das von anderen StadtWiki-Tagen? Wir werden so schnell sicher kein zweites Treffen der Größe machen. Daher können wir nur aus Infos von anderen StadtWiki-Tagen lernen.

Finanzen und Abrechnung

• Abrechnung aller Kosten und Einnahmen
  • Hotel wird, sofern Förderung bei Wikimedia von Gast beantragt ist, von Wikimedia direkt bezahlt
  • Rechnungen für Auslagen nach Möglichkeit auf Rechnung die an Wikimedia geht ausstellen lassen (wird bei Getränken und Brezeln sicherlich keine machen, daher vorstrecken und Belege sammeln).
• Erstellung einer Finanzübersicht
  • > Till
• Abwicklung offener Zahlungen
  • > Till