Verein:StadtWiki-Tage 2025-Orga: Unterschied zwischen den Versionen

Aktuelle Version vom 16. September 2024, 16:09 Uhr

Datum der StadtWiki-Tage in Tübingen: Fr. 9. bis Sa. 11. Mai 2025

Vorbereitungsphase[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Projektleitung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Gesamtkoordination und Überwachung des Planungsprozesses
Logo erstellen (für Einladungen, Dokumentation, Namensschilder, etc.)
- > Till
Erstellung Ablaufsplan. Dann eines Zeitplans
Erstellung Budgets in Absprache mit Förderung Wikimedia Foundation Deutschland
- > Fabian, Till
- lokale Sponsoren für Kosten von Essen, Brezeln oder sonstiges?
Regelmäßige Teambesprechungen organisieren

Veranstaltungsort und Logistik[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Auswahl und Buchung geeigneter Räumlichkeiten
- Rathaus ist gebucht
- Restaurants müssen gebucht werden (Fr: abends; Sa: mittags und abends)
Organisation von technischer Ausstattung (Beamer, Mikrofone, WLAN)
- WLAN: im Rathaus fragen
- Ein Freifunk WLAN ist am Marktplatz im und vor dem Gemeindehaus Lamm
Planung der Raumaufteilung und Beschilderung

Programm und Inhalte[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Entwicklung des inhaltlichen Konzepts
Akquise und Betreuung von Referenten
Erstellung des Veranstaltungsprogramms ==

Teilnehmermanagement[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Einrichtung eines Anmeldesystems
- Direktanmeldung bei Wikimedia Foundation ist parallel für Förderung der Übernachtung und Reisekosten notwendig)
- Datenschutz beachten
Verwaltung der Teilnehmerliste
- aus Datenschutzgründen nicht in einer Cloud von Dirtten (zustimmunsgspflichtig) oder öffentlich einsehbar
Vorbereitung von Namensschildern und Infomaterialien

Durchführungsphase[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Empfang und Registrierung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Einrichtung eines Empfangsbereichs
- Da Hotelbuchung von geförderten Übernachtungen via Wikimedia laufen und andere selbst organisiert werden, ist der Empfang im oder vor dem Rathaus am Freitag und ggf. Samstagmorgen sinnvoll
- Ausgabe Namensschilder
- Ausgabe kl. Innenstadtkarte (OSM Ausschnitt) mit markierten Orten des Programms
  - > Till erstellt Karte wenn Treffpunkte festgelegt sind
Ausgabe von Teilnehmerunterlagen
Beantwortung von Fragen der Teilnehmer
- Namensschilder in extra Farbe für Ansprechpartner

Technik und Support[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Betreuung der technischen Ausstattung
- Was wird gebraucht?
- Was ist im Ratssaal vorhanden?
Unterstützung bei Präsentationen
- Kontakt mit Rathaus über vorhandene Technik einholen und dokumentieren
Troubleshooting bei technischen Problemen
- Telefonnummer Hausmeister Rathaus besorgen

Catering und Verpflegung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Frühstück wenn Übernachtungen ohne Frühstück sind (vgl. Angebote)
- Gutscheine für ein Café (Padeffke, Lieb, Mahl)? Besorgen und verteilen.
Organisation von Kaffeepausen und Mahlzeiten
- Brezeln bestellen und abholen
- Butter, zwei Messer und Servietten für Brezeln besorgen
- Kaffee im Rathaus: organisieren, spülen? Im Rathaus nachfragen bei Frau ???
Betreuung des Catering-Personals
- Mahlzeiten in Lokalen geplant. Daher: Gibt es Cateringpersonal?
Sicherstellung der Getränkeversorgung
- Bedarf abschätzen anhand der Anmeldungen
- Einkaufen kurz vorher um nicht zwischen Lagern zu müssen
- Zufahrt zum Rathaus und Transport in Ratssaal absprechen

Moderation und Zeitmanagement[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Begrüßung und Einführung der Teilnehmer
Moderation von Diskussionsrunden
Einhaltung des Zeitplans

Nachbereitungsphase[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Dokumentation[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Erstellung eines Veranstaltungsberichts
Sammlung und Aufbereitung von Präsentationen und Materialien
Veröffentlichung der Ergebnisse im Wiki
Fotos
- Teilnehmer fragen ob OK, ansonsten diese bitte nicht auf Fotos veröffentlichen. Abfrage beim Empfang?

Evaluation[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Durchführung einer Teilnehmerbefragung
Auswertung des Feedbacks
Erstellung eines Abschlussberichts mit Verbesserungsvorschlägen
- Gibt es das von anderen StadtWiki-Tagen? Wir werden so schnell sicher kein zweites Treffen der Größe machen. Daher können wir nur aus Infos von anderen StadtWiki-Tagen lernen.

Finanzen und Abrechnung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Abrechnung aller Kosten und Einnahmen
- Hotel wird, sofern Förderung bei Wikimedia von Gast beantragt ist, von Wikimedia direkt bezahlt
- Rechnungen für Auslagen nach Möglichkeit auf Rechnung die an Wikimedia geht ausstellen lassen (wird bei Getränken und Brezeln sicherlich keine machen, daher vorstrecken und Belege sammeln).
Erstellung einer Finanzübersicht
- > Till
Abwicklung offener Zahlungen
- > Till

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+Datum der StadtWiki-Tage in Tübingen: [[9. Mai|Fr. 9.]] bis [[11. Mai|Sa. 11. Mai]] [[2025]]
 == Vorbereitungsphase ==
 ===Projektleitung ===
 * Gesamtkoordination und Überwachung des Planungsprozesses
-* Erstellung eines Zeitplans und Budgets
+* Logo erstellen (für Einladungen, Dokumentation, Namensschilder, etc.)
+** > Till
+* Erstellung Ablaufsplan. Dann eines Zeitplans
+* Erstellung Budgets in Absprache mit Förderung Wikimedia Foundation Deutschland
+** > Fabian, Till
+**lokale Sponsoren für Kosten von Essen, Brezeln oder sonstiges?
 * Regelmäßige Teambesprechungen organisieren
 === Veranstaltungsort und Logistik ===
 * Auswahl und Buchung geeigneter Räumlichkeiten
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 * Einrichtung eines Empfangsbereichs
 ** Da Hotelbuchung von geförderten Übernachtungen via Wikimedia laufen und andere selbst organisiert werden, ist der Empfang im oder vor dem Rathaus am Freitag und ggf. Samstagmorgen sinnvoll
+** Ausgabe Namensschilder
+** Ausgabe kl. Innenstadtkarte (OSM Ausschnitt) mit markierten Orten des Programms
+*** > Till erstellt Karte wenn Treffpunkte festgelegt sind
 * Ausgabe von Teilnehmerunterlagen
 * Beantwortung von Fragen der Teilnehmer
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 == Technik und Support ==
 * Betreuung der technischen Ausstattung
+** Was wird gebraucht?
+** Was ist im Ratssaal vorhanden?
 * Unterstützung bei Präsentationen
+** Kontakt mit Rathaus über vorhandene Technik einholen und dokumentieren
 * Troubleshooting bei technischen Problemen
 ** Telefonnummer Hausmeister Rathaus besorgen
 === Catering und Verpflegung ===
 * Frühstück wenn Übernachtungen ohne Frühstück sind (vgl. Angebote)
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 ** Brezeln bestellen und abholen
 ** Butter, zwei Messer und Servietten für Brezeln besorgen
-**Kaffee im Rathaus: organisieren, spülen? Im Rathaus nachfragen bei Frau ???
+** Kaffee im Rathaus: organisieren, spülen? Im Rathaus nachfragen bei Frau ???
 * Betreuung des Catering-Personals
-**Mahlzeiten in Lokalen geplant. Daher: Gibt es Cateringpersonal?
+** Mahlzeiten in Lokalen geplant. Daher: Gibt es Cateringpersonal?
 * Sicherstellung der Getränkeversorgung
 ** Bedarf abschätzen anhand der Anmeldungen
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 * Veröffentlichung der Ergebnisse im Wiki
 * Fotos
-**Teilnehmer fragen ob OK, ansonsten diese bitte nicht auf Fotos veröffentlichen
+**Teilnehmer fragen ob OK, ansonsten diese bitte nicht auf Fotos veröffentlichen. Abfrage beim Empfang?
 === Evaluation ===