Verein:StadtWiki-Tage 2025-Orga: Unterschied zwischen den Versionen
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Datum der StadtWiki-Tage in Tübingen: [[9. Mai|Fr. 9.]] bis [[11. Mai|Sa. 11. Mai]] [[2025]] | |||
== Vorbereitungsphase == | == Vorbereitungsphase == | ||
===Projektleitung === | ===Projektleitung === | ||
* Gesamtkoordination und Überwachung des Planungsprozesses | * Gesamtkoordination und Überwachung des Planungsprozesses | ||
* Erstellung eines Zeitplans | * Logo erstellen (für Einladungen, Dokumentation, Namensschilder, etc.) | ||
** > Till | |||
* Erstellung Ablaufsplan. Dann eines Zeitplans | |||
* Erstellung Budgets in Absprache mit Förderung Wikimedia Foundation Deutschland | |||
** > Fabian, Till | |||
**lokale Sponsoren für Kosten von Essen, Brezeln oder sonstiges? | |||
* Regelmäßige Teambesprechungen organisieren | * Regelmäßige Teambesprechungen organisieren | ||
=== Veranstaltungsort und Logistik === | === Veranstaltungsort und Logistik === | ||
* Auswahl und Buchung geeigneter Räumlichkeiten | * Auswahl und Buchung geeigneter Räumlichkeiten | ||
**Rathaus ist gebucht | |||
**Restaurants müssen gebucht werden (Fr: abends; Sa: mittags und abends) | |||
* Organisation von technischer Ausstattung (Beamer, Mikrofone, WLAN) | * Organisation von technischer Ausstattung (Beamer, Mikrofone, WLAN) | ||
**WLAN: im Rathaus fragen | |||
**Ein Freifunk WLAN ist am Marktplatz im und vor dem [[Gemeindehaus Lamm]] | |||
* Planung der Raumaufteilung und Beschilderung | * Planung der Raumaufteilung und Beschilderung | ||
=== Programm und Inhalte === | === Programm und Inhalte === | ||
* Entwicklung des inhaltlichen Konzepts | * Entwicklung des inhaltlichen Konzepts | ||
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=== Empfang und Registrierung === | === Empfang und Registrierung === | ||
* Einrichtung eines Empfangsbereichs | * Einrichtung eines Empfangsbereichs | ||
** Da Hotelbuchung von geförderten Übernachtungen via Wikimedia laufen und andere selbst organisiert werden, ist der Empfang im oder vor dem Rathaus am Freitag und ggf. Samstagmorgen sinnvoll | |||
** Ausgabe Namensschilder | |||
** Ausgabe kl. Innenstadtkarte (OSM Ausschnitt) mit markierten Orten des Programms | |||
*** > Till erstellt Karte wenn Treffpunkte festgelegt sind | |||
* Ausgabe von Teilnehmerunterlagen | * Ausgabe von Teilnehmerunterlagen | ||
* Beantwortung von Fragen der Teilnehmer | * Beantwortung von Fragen der Teilnehmer | ||
** Namensschilder in extra Farbe für Ansprechpartner | |||
== Technik und Support == | == Technik und Support == | ||
* Betreuung der technischen Ausstattung | * Betreuung der technischen Ausstattung | ||
** Was wird gebraucht? | |||
** Was ist im Ratssaal vorhanden? | |||
* Unterstützung bei Präsentationen | * Unterstützung bei Präsentationen | ||
** Kontakt mit Rathaus über vorhandene Technik einholen und dokumentieren | |||
* Troubleshooting bei technischen Problemen | * Troubleshooting bei technischen Problemen | ||
** Telefonnummer Hausmeister Rathaus besorgen | |||
=== Catering und Verpflegung === | === Catering und Verpflegung === | ||
* Frühstück wenn Übernachtungen ohne Frühstück sind (vgl. Angebote) | |||
** Gutscheine für ein Café (Padeffke, Lieb, Mahl)? Besorgen und verteilen. | |||
* Organisation von Kaffeepausen und Mahlzeiten | * Organisation von Kaffeepausen und Mahlzeiten | ||
** Brezeln bestellen und abholen | |||
** Butter, zwei Messer und Servietten für Brezeln besorgen | |||
** Kaffee im Rathaus: organisieren, spülen? Im Rathaus nachfragen bei Frau ??? | |||
* Betreuung des Catering-Personals | * Betreuung des Catering-Personals | ||
** Mahlzeiten in Lokalen geplant. Daher: Gibt es Cateringpersonal? | |||
* Sicherstellung der Getränkeversorgung | * Sicherstellung der Getränkeversorgung | ||
** Bedarf abschätzen anhand der Anmeldungen | |||
** Einkaufen kurz vorher um nicht zwischen Lagern zu müssen | |||
** Zufahrt zum Rathaus und Transport in Ratssaal absprechen | |||
=== Moderation und Zeitmanagement === | === Moderation und Zeitmanagement === | ||
* Begrüßung und Einführung der Teilnehmer | * Begrüßung und Einführung der Teilnehmer | ||
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* Sammlung und Aufbereitung von Präsentationen und Materialien | * Sammlung und Aufbereitung von Präsentationen und Materialien | ||
* Veröffentlichung der Ergebnisse im Wiki | * Veröffentlichung der Ergebnisse im Wiki | ||
* Fotos | |||
**Teilnehmer fragen ob OK, ansonsten diese bitte nicht auf Fotos veröffentlichen. Abfrage beim Empfang? | |||
=== Evaluation === | === Evaluation === | ||
* Durchführung einer Teilnehmerbefragung | * Durchführung einer Teilnehmerbefragung | ||
* Auswertung des Feedbacks | * Auswertung des Feedbacks | ||
* Erstellung eines Abschlussberichts mit Verbesserungsvorschlägen | * Erstellung eines Abschlussberichts mit Verbesserungsvorschlägen | ||
**Gibt es das von anderen StadtWiki-Tagen? Wir werden so schnell sicher kein zweites Treffen der Größe machen. Daher können wir nur aus Infos von anderen StadtWiki-Tagen lernen. | |||
=== Finanzen und Abrechnung === | === Finanzen und Abrechnung === | ||
* Abrechnung aller Kosten und Einnahmen | * Abrechnung aller Kosten und Einnahmen | ||
** Hotel wird, sofern Förderung bei Wikimedia von Gast beantragt ist, von Wikimedia direkt bezahlt | |||
** Rechnungen für Auslagen nach Möglichkeit auf Rechnung die an Wikimedia geht ausstellen lassen (wird bei Getränken und Brezeln sicherlich keine machen, daher vorstrecken und Belege sammeln). | |||
* Erstellung einer Finanzübersicht | * Erstellung einer Finanzübersicht | ||
** > Till | |||
* Abwicklung offener Zahlungen | * Abwicklung offener Zahlungen | ||
** > Till |
Aktuelle Version vom 16. September 2024, 16:09 Uhr
Datum der StadtWiki-Tage in Tübingen: Fr. 9. bis Sa. 11. Mai 2025
Vorbereitungsphase[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Projektleitung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
- Gesamtkoordination und Überwachung des Planungsprozesses
- Logo erstellen (für Einladungen, Dokumentation, Namensschilder, etc.)
- > Till
- Erstellung Ablaufsplan. Dann eines Zeitplans
- Erstellung Budgets in Absprache mit Förderung Wikimedia Foundation Deutschland
- > Fabian, Till
- lokale Sponsoren für Kosten von Essen, Brezeln oder sonstiges?
- Regelmäßige Teambesprechungen organisieren
Veranstaltungsort und Logistik[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
- Auswahl und Buchung geeigneter Räumlichkeiten
- Rathaus ist gebucht
- Restaurants müssen gebucht werden (Fr: abends; Sa: mittags und abends)
- Organisation von technischer Ausstattung (Beamer, Mikrofone, WLAN)
- WLAN: im Rathaus fragen
- Ein Freifunk WLAN ist am Marktplatz im und vor dem Gemeindehaus Lamm
- Planung der Raumaufteilung und Beschilderung
Programm und Inhalte[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
- Entwicklung des inhaltlichen Konzepts
- Akquise und Betreuung von Referenten
- Erstellung des Veranstaltungsprogramms ==
Teilnehmermanagement[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
- Einrichtung eines Anmeldesystems
- Direktanmeldung bei Wikimedia Foundation ist parallel für Förderung der Übernachtung und Reisekosten notwendig)
- Datenschutz beachten
- Verwaltung der Teilnehmerliste
- aus Datenschutzgründen nicht in einer Cloud von Dirtten (zustimmunsgspflichtig) oder öffentlich einsehbar
- Vorbereitung von Namensschildern und Infomaterialien
Durchführungsphase[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Empfang und Registrierung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
- Einrichtung eines Empfangsbereichs
- Da Hotelbuchung von geförderten Übernachtungen via Wikimedia laufen und andere selbst organisiert werden, ist der Empfang im oder vor dem Rathaus am Freitag und ggf. Samstagmorgen sinnvoll
- Ausgabe Namensschilder
- Ausgabe kl. Innenstadtkarte (OSM Ausschnitt) mit markierten Orten des Programms
- > Till erstellt Karte wenn Treffpunkte festgelegt sind
- Ausgabe von Teilnehmerunterlagen
- Beantwortung von Fragen der Teilnehmer
- Namensschilder in extra Farbe für Ansprechpartner
Technik und Support[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
- Betreuung der technischen Ausstattung
- Was wird gebraucht?
- Was ist im Ratssaal vorhanden?
- Unterstützung bei Präsentationen
- Kontakt mit Rathaus über vorhandene Technik einholen und dokumentieren
- Troubleshooting bei technischen Problemen
- Telefonnummer Hausmeister Rathaus besorgen
Catering und Verpflegung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
- Frühstück wenn Übernachtungen ohne Frühstück sind (vgl. Angebote)
- Gutscheine für ein Café (Padeffke, Lieb, Mahl)? Besorgen und verteilen.
- Organisation von Kaffeepausen und Mahlzeiten
- Brezeln bestellen und abholen
- Butter, zwei Messer und Servietten für Brezeln besorgen
- Kaffee im Rathaus: organisieren, spülen? Im Rathaus nachfragen bei Frau ???
- Betreuung des Catering-Personals
- Mahlzeiten in Lokalen geplant. Daher: Gibt es Cateringpersonal?
- Sicherstellung der Getränkeversorgung
- Bedarf abschätzen anhand der Anmeldungen
- Einkaufen kurz vorher um nicht zwischen Lagern zu müssen
- Zufahrt zum Rathaus und Transport in Ratssaal absprechen
Moderation und Zeitmanagement[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
- Begrüßung und Einführung der Teilnehmer
- Moderation von Diskussionsrunden
- Einhaltung des Zeitplans
Nachbereitungsphase[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Dokumentation[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
- Erstellung eines Veranstaltungsberichts
- Sammlung und Aufbereitung von Präsentationen und Materialien
- Veröffentlichung der Ergebnisse im Wiki
- Fotos
- Teilnehmer fragen ob OK, ansonsten diese bitte nicht auf Fotos veröffentlichen. Abfrage beim Empfang?
Evaluation[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
- Durchführung einer Teilnehmerbefragung
- Auswertung des Feedbacks
- Erstellung eines Abschlussberichts mit Verbesserungsvorschlägen
- Gibt es das von anderen StadtWiki-Tagen? Wir werden so schnell sicher kein zweites Treffen der Größe machen. Daher können wir nur aus Infos von anderen StadtWiki-Tagen lernen.
Finanzen und Abrechnung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
- Abrechnung aller Kosten und Einnahmen
- Hotel wird, sofern Förderung bei Wikimedia von Gast beantragt ist, von Wikimedia direkt bezahlt
- Rechnungen für Auslagen nach Möglichkeit auf Rechnung die an Wikimedia geht ausstellen lassen (wird bei Getränken und Brezeln sicherlich keine machen, daher vorstrecken und Belege sammeln).
- Erstellung einer Finanzübersicht
- > Till
- Abwicklung offener Zahlungen
- > Till