Verein:StadtWiki-Tage 2025-Orga: Unterschied zwischen den Versionen
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* Logo erstellen (für Einladungen, Dokumentation, Namensschilder, etc.) | |||
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* Erstellung Ablaufsplan. Dann eines Zeitplans | * Erstellung Ablaufsplan. Dann eines Zeitplans | ||
* Erstellung Budgets in Absprache mit Förderung Wikimedia Foundation Deutschland | * Erstellung Budgets in Absprache mit Förderung Wikimedia Foundation Deutschland | ||
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** Da Hotelbuchung von geförderten Übernachtungen via Wikimedia laufen und andere selbst organisiert werden, ist der Empfang im oder vor dem Rathaus am Freitag und ggf. Samstagmorgen sinnvoll | ** Da Hotelbuchung von geförderten Übernachtungen via Wikimedia laufen und andere selbst organisiert werden, ist der Empfang im oder vor dem Rathaus am Freitag und ggf. Samstagmorgen sinnvoll | ||
** Ausgabe Namensschilder | |||
** Ausgabe kl. Innenstadtkarte (OSM Ausschnitt) mit markierten Orten des Programms | |||
* Ausgabe von Teilnehmerunterlagen | * Ausgabe von Teilnehmerunterlagen | ||
* Beantwortung von Fragen der Teilnehmer | * Beantwortung von Fragen der Teilnehmer |
Version vom 16. September 2024, 16:07 Uhr
Datum der StadtWiki-Tage in Tübingen: Fr. 9. bis Sa. 11. Mai 2025
Vorbereitungsphase
Projektleitung
- Gesamtkoordination und Überwachung des Planungsprozesses
- Logo erstellen (für Einladungen, Dokumentation, Namensschilder, etc.)
- > Till
- Erstellung Ablaufsplan. Dann eines Zeitplans
- Erstellung Budgets in Absprache mit Förderung Wikimedia Foundation Deutschland
- > Fabian, Till
- lokale Sponsoren für Kosten von Essen, Brezeln oder sonstiges?
- Regelmäßige Teambesprechungen organisieren
Veranstaltungsort und Logistik
- Auswahl und Buchung geeigneter Räumlichkeiten
- Rathaus ist gebucht
- Restaurants müssen gebucht werden (Fr: abends; Sa: mittags und abends)
- Organisation von technischer Ausstattung (Beamer, Mikrofone, WLAN)
- WLAN: im Rathaus fragen
- Ein Freifunk WLAN ist am Marktplatz im und vor dem Gemeindehaus Lamm
- Planung der Raumaufteilung und Beschilderung
Programm und Inhalte
- Entwicklung des inhaltlichen Konzepts
- Akquise und Betreuung von Referenten
- Erstellung des Veranstaltungsprogramms ==
Teilnehmermanagement
- Einrichtung eines Anmeldesystems
- Direktanmeldung bei Wikimedia Foundation ist parallel für Förderung der Übernachtung und Reisekosten notwendig)
- Datenschutz beachten
- Verwaltung der Teilnehmerliste
- aus Datenschutzgründen nicht in einer Cloud von Dirtten (zustimmunsgspflichtig) oder öffentlich einsehbar
- Vorbereitung von Namensschildern und Infomaterialien
Durchführungsphase
Empfang und Registrierung
- Einrichtung eines Empfangsbereichs
- Da Hotelbuchung von geförderten Übernachtungen via Wikimedia laufen und andere selbst organisiert werden, ist der Empfang im oder vor dem Rathaus am Freitag und ggf. Samstagmorgen sinnvoll
- Ausgabe Namensschilder
- Ausgabe kl. Innenstadtkarte (OSM Ausschnitt) mit markierten Orten des Programms
- Ausgabe von Teilnehmerunterlagen
- Beantwortung von Fragen der Teilnehmer
- Namensschilder in extra Farbe für Ansprechpartner
Technik und Support
- Betreuung der technischen Ausstattung
- Was wird gebraucht?
- Was ist im Ratssaal vorhanden?
- Unterstützung bei Präsentationen
- Kontakt mit Rathaus über vorhandene Technik einholen und dokumentieren
- Troubleshooting bei technischen Problemen
- Telefonnummer Hausmeister Rathaus besorgen
Catering und Verpflegung
- Frühstück wenn Übernachtungen ohne Frühstück sind (vgl. Angebote)
- Gutscheine für ein Café (Padeffke, Lieb, Mahl)? Besorgen und verteilen.
- Organisation von Kaffeepausen und Mahlzeiten
- Brezeln bestellen und abholen
- Butter, zwei Messer und Servietten für Brezeln besorgen
- Kaffee im Rathaus: organisieren, spülen? Im Rathaus nachfragen bei Frau ???
- Betreuung des Catering-Personals
- Mahlzeiten in Lokalen geplant. Daher: Gibt es Cateringpersonal?
- Sicherstellung der Getränkeversorgung
- Bedarf abschätzen anhand der Anmeldungen
- Einkaufen kurz vorher um nicht zwischen Lagern zu müssen
- Zufahrt zum Rathaus und Transport in Ratssaal absprechen
Moderation und Zeitmanagement
- Begrüßung und Einführung der Teilnehmer
- Moderation von Diskussionsrunden
- Einhaltung des Zeitplans
Nachbereitungsphase
Dokumentation
- Erstellung eines Veranstaltungsberichts
- Sammlung und Aufbereitung von Präsentationen und Materialien
- Veröffentlichung der Ergebnisse im Wiki
- Fotos
- Teilnehmer fragen ob OK, ansonsten diese bitte nicht auf Fotos veröffentlichen
Evaluation
- Durchführung einer Teilnehmerbefragung
- Auswertung des Feedbacks
- Erstellung eines Abschlussberichts mit Verbesserungsvorschlägen
- Gibt es das von anderen StadtWiki-Tagen? Wir werden so schnell sicher kein zweites Treffen der Größe machen. Daher können wir nur aus Infos von anderen StadtWiki-Tagen lernen.
Finanzen und Abrechnung
- Abrechnung aller Kosten und Einnahmen
- Hotel wird, sofern Förderung bei Wikimedia von Gast beantragt ist, von Wikimedia direkt bezahlt
- Rechnungen für Auslagen nach Möglichkeit auf Rechnung die an Wikimedia geht ausstellen lassen (wird bei Getränken und Brezeln sicherlich keine machen, daher vorstrecken und Belege sammeln).
- Erstellung einer Finanzübersicht
- > Till
- Abwicklung offener Zahlungen
- > Till